Dobry plan komunikacji PR w 10 minut – 13.11.2013

Share Button

diagram

W pierwszej kolejności plan PR musi być kompletny i zrozumiały. Winien być tak samo czytelny dla pracownika wykonawczego agencji PR jak i prezesa organizacji zlecającego jego realizację.  Plan komunikacyjny nie musi być szczegółowym zdjęciem satelitarnym działań na którym widać każdy detal i aktywność PR. Powinien być bardziej dobrą mapą drogową, na której widzimy kierunek działań i cel w jakim zmierzają. Kompletny plan PR nie musi być długi. Musi być dobry. Co to oznacza?

Spis treści dobrego planu PR składa się z 10 pozycji:

  1. Celów strategicznych działań PR
  2. Celów taktycznych działań PR
  3. Grup docelowych tych działań
  4. Strategicznych przekazów komunikacyjnych na których nam zależy
  5. Budżetu
  6. Listy działań PR
  7. Harmonogramu
  8. Ludzi i podziału zadań
  9. Ryzyk dla programu i sposobów niwelowania zagrożeń
  10.  Metod oceny realizacji planu

Wiele planów PR ogranicza się tylko do pozycji od 4 do 7. To najczęściej spotykany błąd w planach komunikacji. Siłą rzeczy bardziej koncentrujemy się na liście rzeczy do zrobienia niż na wielowątkowej szerszej analizie. Tymczasem, jak widać działania PR to tylko 1/10 całej mapy drogowej.  Bez przeanalizowania i zmapowania pozostałych punktów mamy duże prawdopodobieństwo że założonego celu bądź działania po prostu nie zrealizujemy.

Cele są punktem wyjściowym każdego dobrego harmonogramu PR. Cele taktyczne to punkty, których osiągnięcie gwarantuje nam zrealizowanie celów strategicznych. Najczęściej na jeden cel strategiczny składa się kilka taktycznych, na przykład:

Cel strategiczny: Wsparcie poziomu sprzedaży produktu X

Cele taktyczne: Zapewnienie wiedzy wśród grup docelowych o produkcie X, dotarcie z informacją o dacie premiery produktu, pokazanie produktu przez pryzmat następujących cech… itp.

Prawidłowe rozpoznanie celów to podstawa sukcesu prawidłowo przygotowanego planu PR. Każde działanie public relations powinno być analizowane pod kątem założonych celów i z tych celów wynikać. Działania PR warto przefiltrować przez algorytm celowości, stopnia skomplikowania, kosztów, zasięgu, szybkości efektów zwrotnych. Dzięki temu lepiej i skuteczniej zaplanujemy naszą aktywność komunikacyjną.

Kolejnym ważnym etapem to prawidłowe opracowanie ryzyk dla planu. Dotyczy to głównie ryzyk, które mają duży wpływ na powodzenie planu PR. Ryzyka te mogą występować na wielu poziomach – wnętrza organizacji realizującej plan, otoczenia, wydarzeń kryzysowych niezwiązanych z samym planem. Warto ryzyka również zhierarchizować w oparciu o cztery kierunki: bardzo prawdopodobne, mało prawdopodobne, mające duży wpływ i mały wpływ. Dobrze opisane i zanalizowane ryzyka korzystnie wpłyną na ocenę całego planu i pozwolą lepiej go przystosować do realiów którym harmonogram PR będzie realizowany. Po zmapowaniu zagrożeń powinniśmy wypunktować działania, które zapobiegną wystąpieniu ryzyk ex post i ex ante.  Działania ex ante powinniśmy ująć w planie komunikacji.

Dobry plan komunikacji PR potrafi wszystkie te elementy pokazać w zrozumiały i zwięzły sposób. Od tego, będzie w dużej części zależeć sukces jego realizacji.

Michał Wrzosek

Partner Zarządzający Mindset Communication Support